仕事の効率化を劇的に促進させる21個のポイント





  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

1日24時間、1年365日は、誰にでも平等に与えられたものです。

その平等に与えられた時間の中で、いかに質の高い仕事を数多くこなせるかは「効率」にかかっていると言っても過言ではありません。

いわゆる「仕事のデキる人」というのは、「仕事の効率化」に非常に優れています。

私は副業から自分のビジネスをスタートさせたため、限られた時間で結果を出さなくてはいけませんでした。

ですから、「仕事の効率化」には特にこだわってきました。

この記事では、私がこれまで学んで実践したものや、独自の経験から、非常に効果が高いと感じた21個を紹介します。

明確な目標を数値で設定する

やはり仕事を進めていく上で絶対に必要なのが「目標」です。

これが無ければいくらがんばっても、ただがむしゃらにやるだけで、どの方向に進んでいるのかが分からなくなります。

ですから、全ての仕事に必ず目標を設定しました。

「いつ」まで「どのくらい」やるのか。

これを数値で明確に立てることを常にやっていました。

メリハリをつけるという意味でも、「いつ」まで「どのくらい」やるのかを明確な数値で設定するのは効果的です。

期間ごとのタスク管理を徹底する

年ごと、月ごと、週ごと、日ごとのタスク管理の徹底をしました。

これは、まずは年間でやるべきことや目標を数値で明確に設定します。

そして、それを達成するために毎月何をすべきかを月ごとに設定していきます。

この月のやるべきことを達成するためにやるべきことを、週ごとに「具体的なタスク」として書き出していきます。

その週のタスクを、月曜日からこなしていくという態勢をとりました。

こうすることにより、向かって行く先が明確になるのと、そのために目の前のやるべきことが明確になります。

仕事に取り掛かる前と仕事の終了時にタスクを洗う

仕事に取り掛かる際には、その日のタスクを確認することを、一番初めの仕事にします。

その日に取り組むべきことの全体像を把握した上で、仕事をスタートさせるのです。

むやみに仕事をやるのではなく、全体を把握して各々タスクを進めることで、そのタスクへかける時間や熱量の度合いをコントロールすることができます。

また、仕事の終了時には、その日のタスクで完了したものと完了していないものを明確にします。

その上で、翌日のタスクを仕事の終了時に設定します。

こうすることによって、タスクの抜け漏れがなくなると同時に、頭が整理された状態になるので、仕事の処理能力も鈍りません。

なるべく早い時間から仕事に取り組む

私も含めて人間というものは、様々なものを先送りにしがちです。

そして、先送りにすればするほど、動き出すのに腰が重たくなるものです。

仕事に関してもそれは同じで、何となく「調子が出ないな〜だるいな〜」と思う日も当然あるわけで、その時にズルズルと仕事に取り組まずにいると時間が無駄に過ぎています。

「調子が出ないな〜だるいな〜」と思っていても、いざ取り掛かり始めてしまえば、意外とスルスル仕事は進んでいくものです。

ですから、意識的に「早い時間から仕事に取り組む」ということを自分の指針としていれば、何も考えていない状態よりは、ズルズルと行ってしまうケースは減るでしょう。

また、調子が出ないながらも素早く取り組み始めると、自分の意識の高さに自己満足して、結果的にいい仕事ができるということもあります。

タイムスケジュールを明確に立てる

タスクの洗い出しについては既にお話ししましたが、このタスクについてもタイムスケジュールを明確に立てることが重要です。

何時に開始して何時に終了するのか。

もちろん、必ずしもその通りに進めていけるとは限りません。

むしろ、上手くいかないことのほうが多い可能性は高いです。

ですが、何かしら時間的な目標や目安が無ければ、ここでもダラダラと仕事をやってしまう事になります。

何事も旗や道標のようなものは必要です。

「考える時間」と「作業する時間」を明確に分ける

タスクには大まかに、じっくりと時間をかけて思考を深めていかなければいけないものと、単純作業であったり直ぐにジャッジできるようなものに分けられます。

これらを明確に分ける事で仕事の効率は圧倒的に向上します。

そのために、タスクを洗い出した後、そのタスクそれぞれが「考える系」なのか「作業系」なのかをチェックする必要があります。

「作業系」はスピード感を持って終える事ができます。

その日のタスクをテンポよく進めるためにも、「作業系」のタスクは早い時間に済ませるのが良いでしょう。

また、「考える系」のタスクは環境が重要です。

例えば、周りがガヤガヤするところでは、じっくりと考えられないタイプとの人は、そのタスクに取り掛かる時には、図書館など静かな所に移動する必要もあります。

移動時間がかかっても、その環境に行く事でじっくりと考えられるのであれば、結果的に仕事の効率化に寄与するでしょう。

細切れ時間に取り組むタスクをピックアップしておく

スマートフォンの普及、インターネット環境の充実により、私たちは細切れ時間を非常に有効に使う事ができるようになりました。

デスクに座ってパソコンに向かわない時間でも仕事をする事ができるようになったのです。

毎日の中で生まれる細切れ時間を合計すると2時間を超えると言われています。

待ち合わせのちょっとした待ち時間、電車やタクシーでの移動時間、ランチを注文してから出来上がるまでの時間などなど・・・

事前に何も決めていないとこういった時間はボーッとしてしまうか、目的のないネットサーフィンに使ってしまいます。

この細切れ時間を活用するために、数分から長くて10分で終了するようなタスクを事前にピックアップしておきます。

私の場合は、ちょっとしたメッセージの返信などをこの時間に当てる事が多いです。

PDCAサイクルを全てにおいて回していく

「PDCAサイクル」は誰でも聞いた事があると思います。

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を繰り返していくというものですね。

Pから始めてAまで行ったら、またPに戻ってグルグル回していきます。

「知っているとできているは違う」と言いますが、「PDCAサイクル」はその最たるものであると感じでいます。

PとDができているのに、CとAがおろそかになっているケースは多いのではないでしょうか?

CとAをしっかりと行う事により、PとDの精度が上がっていきます。

これは、その後の仕事の効率化という点での影響度はかなり大きいものになるでしょう。

仕事の優先順位を明確にする

「タスクを書き出したが何から取り掛かればいいのかわからない」となり、結局何もできないまま時が過ぎていくというケースや、色々なものに中途半端に手をつけて何1つ終わらせる事ができないというケースは珍しくはありません。

そういった方は、仕事の優先順位を明確にしなければいけません。

何が優先順位が高い仕事で、何から取り組むべきかについて、自分自身の判断基準が必要になるのです。

優先順位の基準としてオススメなのは『7つの習慣』で解説されている、重要度と緊急度を基準とするものです。

自分のタスクを重要度と緊急度の高さで分類し、重要度と緊急度が高いものを第1に取り掛かるタスクとします。

その上で、重要度が高く緊急度が低いものを大事にしていきます。時に重要度が低く、緊急度が高いものに振り回されがちですが、ここはサクッと片付けてしまいましょう。

このような判断基準を持つ事で、多くのタスクがあったとしても効率的に進める事ができます。

情報の断捨離をする

インターネットの情報量は10年で80倍となりました。

しかし、人間の脳の進化というものは5万年前に進化としてはほぼ完成しており、10年で情報が80倍になる一方で、人間が処理できる量には変化がありません。

ですから、人間が処理できる情報の量をはるかに超えてインターネット上の情報が増えているのです。

この増加は今後も止まる事はありません。

Facebook、Twitter、ネットニュース、メールマガジンなど、毎日多くの情報に溺れているというケースも多いのではないでしょうか?

冷静に考えると、それらの情報は自分にとっては意味の無いものである物が非常に多いです。

単なる娯楽として消費している情報に関しては、それは適度な量に止めておくべきです。

生産的な時間をしっかり確保するためにも、情報の断捨離を行い、まずは「今の自分」に本当に必要な情報にだけ触れる事を心がけましょう。

人に会う際には終了時間を決める

仕事でもプライベートでも人に会う事はあると思います。

基本的にはここでは仕事の話をベースに進めていますが、息抜きであったり軽い情報交換のためにちょっとお茶をするために人と会う事もあるでしょう。

ただ、会う時間は決めていたとしても、別れる時間は決めていない事は多いのではないでしょうか?

「せっかく会うのに別れる時間を決めるのは冷たくはないですか?」という意見はもっともです。

ですが、私のこれまでの経験では、人と会った時に思いの外話が長引いてしまい、その後のスケジュールが崩れたり、その日に予定したタスクが終えられないという事が多くありました。

こうならないためには、会う時間だけでなく別れる時間も事前に決めておく事が大事です。

商談であれば「14時から15時まで」と、頭だけでなくお尻もしっかりと決めます。

さすがに1日に何人も合うような場合にはスケジューリングはしっかりすると思いますが、週に2〜3人と会うというような人は、終了時間を決めない人との会い方をする場合が多い傾向にあります。

スケジュールを崩さず、タスクを確実に遂行するためには、人と会う際の終了時間を設定しましょう。

超集中日を月に1度作る

これはかなりオススメです。

タイトルそのままなのですが、1ヶ月のうちに1度でいいので「超集中日」と設定した日を設けます。

その日は、ホテルなど外部の影響を受けないところに缶詰になって、ひたすら集中してタスクを進めます。

この1日は、「考える時間」か「作業する時間」のどちらか1つしか行わないようにすると効果的だと感じます。

私の場合ですと、執筆系のタスクはここに充てる事が多いです。

遅れたタスクのリカバリとして超集中日を使うのもいいでしょう。

とにかく「この日はとことんやるんだ」という1日を作ってみてください。

1日を終えた時の充実感は、その日の疲労を変えて明日への活力となります。

自分を再起動する時間を作る

パソコンの電源を入れっぱなしにすると動作が重くなってしまいますが、その時には再起動をすれば重さも解消されます。

私は人間も同じだと思っています。

パフォーマンス高く仕事をしていても、やはり仕事をやり続けていれば徐々にパフォーマンスが落ちていくでしょう。

それが無い人間というのは、超人以外にはありえないと思います。

ですから、落ちていったパフォーマンスを回復させるためにも、自分を再起動する時間を作ると良いです。

「再起動する時間」と書きましたが、丸々1日を充ててもいいでしょう。

その日は仕事を忘れてスポーツをしたり、自然いっぱいの中を散歩してみてください。

人によっては「1日全く仕事をしないと不安になる」という方もいらっしゃるでしょう。(実は私もそのタイプです)

ですが、ここは1日しっかりと休むことで、その後のパフォーマンスが劇的に向上するんだと理解して休みましょう。

自分なりの集中スイッチを作る

スポーツ選手は集中に入るためのルーティンがあります。

そのルーティンを儀式のごとく毎回行なうことでスムーズに集中状態に入ることができるのです。

有名なところでは、野球のイチロー選手の素振りと袖を引っ張りあげる動作や、ラグビーの五郎丸歩選手がキックの前に取るポーズが挙げられます。

このようなルーティンを自分が仕事に入る際にも行いましょう。

やることは何でもいいと思います。私の場合は単純にホットコーヒーを入れて飲むだけです。

本当に単純なことですが、こういった何でも無いことを儀式のごとく行なうことでスムーズに仕事に集中していけるのです。

また、毎日のルーティンは自分の小さな変化にも気づくことができます。

例えば、いつもと同じコーヒーを飲んでも何か美味しくなく感じて、「今日は体調がイマイチかもしれない」というようなことです。

そのような、自分を定点で客観視するツールとしても使うことができます。

焦らず弛まず

これは完全に心構えでしか無いので挙げるのを少しためらったのですが、個人的にかなり好きな感覚なので挙げさせていただきました。

思うように仕事が進まない時や、大量のタスクが片付かない時には、やはり人間は焦ってしまうものです。

ですが、焦ったところで仕事が勝手に片付くわけでもありませんし、むしろミスが発生したり考えがまとまらず処理スピードが遅くなったりするものです。

そこで私がいつも心の中で唱えているのが「焦らず弛まず」です。

焦ることは無いけれども、弛むこともなく、少しづつでも毎日着実に歩みを進める。

これを、マインドのベースに置くことは成長にとって非常に重要であると考えています。

自分のキャパシティを超えた並行処理をしない

タスクが増えてくると、並行して複数のタスクを進めることが避けられないというケースも多分にあります。

ただし、この際に気をつけなければいけないのは、自分のキャパシティを超えてしまってはいけないということです。

そもそも、タイプによって並行処理が得意なタイプとそうでないタイプがいます。

並行処理が得意なタイプは、自分のキャパシティ内であれば複数を同時に進めても、それぞれのクオリティが落ちることはありません。

ですが、並行処理が苦手なタイプは、2個、3個と同時並行に行うタスクが増えると、ガクンとクオリティが落ちてしまうのです。

これに関しては特性なのでしかたありません。しっかりと集中して、クオリティ高く1つずつタスクをこなしていくべきです。

並行処理が得意なタイプでも、それぞれにキャパシティは確実に存在します。大丈夫だと思っていても、キャパシティを超えた瞬間に突然全てが破綻することもあるのです。

ですから、重要なのは自分のキャパシティーを知ることと、そのキャパシティーに達しようとしていないか常に自分自身に確認をすることです。

もしキャパシティーを超えそうになったら、先述した優先順位の見直しや、自分自身の再起動を行うことが必要になります。

仕事環境を整える

仕事の効率を考えた時に絶対に避けてはいけないのが、仕事環境を整えることです。

特に自分の仕事の道具に関するものです。

例えばパソコンを使って仕事をするのであれば、マルチディスプレイにするだけで効率は劇的に向上します。

MacbookAir1台で仕事をして、WindowsもMac内で動かしている人と、MacbookAirとThunderboltディスプレイ、そしてWindows用のパソコンが他にあるという人とでは仕事の効率は雲泥の差です。

もちろん、こういったものを揃えるには資金が必要となりますが、それを補ってあまりある結果がその先には待っていると断言します。

また、その他にも身近な話でいうと、ボールペンや電卓などが使いたいと思ったときに手元に無いと、それを探すのに無駄な時間を使ってしまいます。

私の場合はどちらかというと、デスクは必ずしも整理整頓されている必要は無いと思っているのですが、使いたい物は使いたい時に探さなくていいようにしておく方がいいでしょう。

パソコンを2台以上持つ

これも資金がかかることなので簡単にはできないかもしれません。ただ、非常に効率が良くなるのでオススメなことです。

私はMacbookAirを使っているのですが、自宅用、オフィス用、持ち出し用、旅行・出張用と4台のMacbookAirを使い分けています。

前項でお話ししましたように、マルチディスプレイで仕事をするので、デスクではMacbookAirがThunderboltディスプレイに接続されています。

接続は1つのケーブルと電源だけなので非常に簡単なのですが、それでも取り外すということが非効率的なので、自宅とオフィスのMacbookAirは常にThunderboltディスプレイに接続されています。

そして、持ち出し用のMacBookAirは11インチのものを使っています。

セミナー、ちょっとした打ち合わせ、カフェでメールを書いたりWEBブラウジングをする時は画面の大きさは必要ありません。

ですので、大きさと軽さを重視して11インチを使います。

旅行・出張の時は、ある程度長い期間になるので、その最中に何か細かいエクセルのデータやインタネット広告の細かい数字を扱うようなこともあります。

そうなると、やはりある程度の画面の大きさが必要となるので13インチのMacbookAirを持ちます。

一見して4台のMacbookAirを持つのはお金の無駄に見えるかもしれませんが、実際に取り入れると非常に便利であると体感いただけると思います。

クラウドサービスを活用する

様々なITツールが誕生し、私たちの仕事でも活用されるシーンが増えました。

仕事の効率化という面で考えると外せ無いのはクラウドサービスです。

クラウドザービスとは、サーバー上にアップされたサービスを、手元のパソコンやスマホからアクセスして使う形式のものです。

このサービスを使うことによって、自分のパソコン自体にデータを置かずに、複数の機器でデータを共有することができます。

例えば、evernoteというサービスがあるのですが、これを使うと自宅のパソコンで原稿を書いていたとして、その続きを移動中のタクシー内でスマホで書くことができ、会社に着いたらさらに続きを会社のパソコンで書くことができます。

隙間時間の有効活用には欠かせないツールといえるでしょう。

また、私が4台のMacBookAirを使えるのもクラウドサービスがあるからであって、どのパソコンを開いても同じ環境ですし、同じデータにアクセスすることができるのです。

chatwork、Dropbox、Googledriveなど、便利なクラウドサービスは沢山あります。

あなたのやりたいことや、仕事スタイルに合わせて、サービスを使ってみてください。

検索力を向上させる

何かわからないことにぶつかると、当然仕事の手は止まります。

質問をしたら、すぐに回答を得られるような人物が身近にいればいいのですが、なかなかそんな便利な人はいません。

今は何でもインターネットから情報が得られる時代です。ですから、わからないことがあるとインターネットで検索をするのが普通です。

ただ、この検索についても、知りたい情報にすぐにたどり着ける人と、なかなかたどり着けない人がいます。

知りたい情報にたどり着くためには「検索力」を向上させなければいけません。

「検索力」が低い=知りたい情報になかなかたどり着けない人というのは、何か知りたいことがあっても、どのように検索すればいいのかわかりません。

検索の一連の流れを例としてお話しします。

この記事には目次がありますが、あなたもブログ運営者だとして同じように目次を作りたいと思ったら、どのように検索しますか?

このブログはワードプレスで作られていますが、今はどこかのブログサービスを使っていなければ大体がワードプレスかと思います。そして、他の記事を読んでみると、同じような目次がありますよね。ということは、この目次はなんらかのプラグインによって作られていることがわかります。

そうなれば「ワードプレス 目次 プラグイン」と検索すれば、この目次を作るためのプラグインが分かります。プラグインの名前は「Table of Contents Plus」です。

その後、プラグインが分かってもインストールしたところで、どのように使えばいいのかがわからないかもしれません。そういったときには、「Table of Contents Plus 設定方法」「Table of Contents Plus 使い方」というように検索します。

この一連の検索行為がスムーズにできるかが「検索力」にかかっているということです。

何かわからないことがあったときに、スムーズに検索して正しい情報にいち早くたどり着ければ、仕事の手が止まるようなことはないでしょう。

どうしようもない時はプロに頼る

前項でお話ししたように今はインターネット上でどんな情報でも得られる時代です。

その真偽を見極める目というものも必要ではありますが、基本的には私たちが何かを進めていく上で、無い情報は無いと言えるレベルだと思います。

ですが、検索しても検索しても、どうしてもわからないというケースがあります。

もちろん、必死に検索して自分で解決しようと努力することは非常に重要です。大前提として、その努力を欠いてはいけません。

とはいっても、それで1日2日潰れてしまうようですと、これは非効率であると言わざるを得ません。

そういった場合にはプロの力を借りましょう。

以前、自宅で仕事をしていた時に、急にインターネットが繋がらなくなったことがありました。

私はスマホで情報を探しなんとか復旧を図りましたが、2時間ほど頑張っても一向に進展が見られませんでした。

仕方がなく、パソコン関係で困りごとがあった時に電話で依頼すれば、駆けつけてくれるサービスがあり、それを使いました。

ルーターの設定に原因があったようで、プロが駆けつけるとほんの10分でインターネットは復旧しました。

こういうケースの場合には初めは自力でがんばりますが、どこかのタイミングで見切りをつけてプロに頼るのが正解です。

まとめ

これら21個を見ていくと、「タスク管理系」「考え方系」「環境系」と大きく3つに内容が分類されます。

仕事の効率がいい人というのは、この3つのバランスが非常に良いと感じます。

どれか1つだけがしっかりしていても、他の2つがおろそかですと仕事の効率が悪くなってしまいます。

また、人は表面上のノウハウに、どうしても目が向いてしまうので「考え方系」については無視されがちです。

ですが、仕事を行うのが生身の人間である以上「考え方」というのは、全てにおいて影響をもたらすものです。

この記事を読んで、自分ができているところがどこで、自分ができてい無いところがどこなのかを確認してください。

その上で足りないものを埋めていくのが、仕事の効率を劇的に向上させることにつながるでしょう。

Profile

名前:小玉歩
性別:男性

1981年生まれ、秋田県出身。

ネットビジネス界の異端児。一部上場企業で勤めながらも、副業で始めたネットビジネスで年収1億円を稼ぎ、会社をクビになってしまう。

この経験を書籍として出版した『クビでも年収1億円』(KADOKAWA)は処女作にして10万部という異例のヒット作となり、コミック版・実践編とシリーズ累計15万部を記録する。

その後も出版依頼が殺到し『3年で7億稼いだ僕がメールを返信しない理由』(幻冬社)、『仮面社畜のススメ』(徳間書店)、『あなたはまだ本気出してないだけ』(朝日新聞出版)と立て続けにヒット作を生み出す。

現在ではネットビジネス界にとどまらず、某日本No.1口コミサイトの運営から50店舗超の美容室グループの集客コンサルティング、メジャーアーティストのWEBプロデュースや某テレビ番組のDVD販促キャンペーンのプロデュースを手掛けるなど、多岐に渡る事業において事業を展開。

経営者・事業家・マーケター・プロデューサー・コンサルタント・講演家と、決して一つの枠組みで括る事の出来ない存在だが、何より説得力のあるアウトプットとどんな人をも惹き付ける人間力を兼ね揃えた「エンターテイナー」として、日々ビジネスシーンに多大な影響を及ぼしている。

▶︎小玉歩 公式メールマガジンはこちらから

Profile


名前:小玉歩
性別:男性

1981年生まれ、秋田県出身。

ネットビジネス界の異端児。一部上場企業で勤めながらも、副業で始めたネットビジネスで年収1億円を稼ぎ、会社をクビになってしまう。

この経験を書籍として出版した『クビでも年収1億円』(KADOKAWA)は処女作にして10万部という異例のヒット作となり、コミック版・実践編とシリーズ累計15万部を記録する。

その後も出版依頼が殺到し『3年で7億稼いだ僕がメールを返信しない理由』(幻冬社)、『仮面社畜のススメ』(徳間書店)、『あなたはまだ本気出してないだけ』(朝日新聞出版)と立て続けにヒット作を生み出す。

現在ではネットビジネス界にとどまらず、某日本No.1口コミサイトの運営から50店舗超の美容室グループの集客コンサルティング、メジャーアーティストのWEBプロデュースや某テレビ番組のDVD販促キャンペーンのプロデュースを手掛けるなど、多岐に渡る事業において事業を展開。

経営者・事業家・マーケター・プロデューサー・コンサルタント・講演家と、決して一つの枠組みで括る事の出来ない存在だが、何より説得力のあるアウトプットとどんな人をも惹き付ける人間力を兼ね揃えた「エンターテイナー」として、日々ビジネスシーンに多大な影響を及ぼしている。

小玉歩メッセージ

今日

週間

PAGE TOP